Bayangkan sebuah perusahaan distribusi yang setiap hari menerima beragam pesanan. Ada pelanggan retail yang ingin langsung bayar dan membawa barang, ada mitra lama yang pesan dalam jumlah besar dengan pembayaran tempo, hingga pelanggan baru yang hanya mau membeli jika bisa bayar duluan.
Daftar Document Type iDempiere ERP termasuk Standard Order, POS Order, On Credit Order, Prepay Order, dan Warehouse Order untuk mengatur alur transaksi penjualan
Jika semua transaksi diproses dengan cara yang sama, risiko kesalahan sangat besar. Data keuangan bisa berantakan, stok sulit dilacak, bahkan hubungan dengan pelanggan bisa terganggu.
Di sinilah Document Type di iDempiere ERP hadir sebagai solusi. Fitur ini berperan seperti “peta jalan” transaksi, memastikan setiap jenis order mengikuti alur bisnis yang tepat. Bukan sekadar mencatat pesanan, tapi juga mengarahkan langkah berikutnya—apakah shipment harus dibuat, invoice diterbitkan, atau pembayaran ditunggu lebih dulu.
Beberapa jenis Document Type yang umum digunakan antara lain:
- Standard Order – jalur utama untuk transaksi biasa. Bisa tunai, bisa kredit. Barang dikirim ketika siap, invoice dibuat, dan pembayaran mengikuti term yang disepakati.
- POS Order – untuk transaksi cepat di kasir. Order, shipment, invoice, dan payment diproses sekaligus dalam hitungan detik. Cocok untuk kebutuhan retail.
- On Credit Order – khusus pelanggan yang dipercaya. Barang dikirim lebih dulu, invoice dibuat, dan pembayaran tercatat sebagai piutang sesuai term kredit.
- Prepay Order – aman untuk barang custom atau bernilai tinggi. Pembayaran wajib diterima di awal, baru shipment dilakukan, dan invoice final diterbitkan.
- Warehouse Order – untuk memindahkan stok antar gudang. Hanya menghasilkan shipment, tanpa invoice maupun payment.
Dengan kerangka ini, tim penjualan tidak perlu lagi mengandalkan ingatan atau improvisasi. Semua jalur sudah tertata rapi sesuai kebijakan perusahaan. Hasilnya: proses order lebih konsisten, laporan keuangan lebih akurat, stok tetap terkontrol, dan pelanggan mendapat pengalaman layanan yang lebih baik.